Virtuelle Hauptversammlung – welches HV-Format ist für 2023 opportun?

24.08.2022

Das rein virtuelle Format steht Aktiengesellschaften, Europäischen Aktiengesellschaften (SE) sowie Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) nun dauerhaft für die Durchführung ihrer Hauptversammlungen zur Verfügung. Das entsprechende Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung weiterer Vorschriften ist am 27. Juli 2022 in Kraft getreten. Der finalen Fassung des Gesetzes war ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Justiz vom 9. Februar 2022 vorausgegangen (hierzu unser Beitrag vom 14. Februar 2022). Der daran anschließende Regierungsentwurf vom 27. April 2022 hatte in vielen Punkten allerdings erhebliche Veränderungen herbeigeführt. Im Anschluss an die öffentliche Anhörung im Rechtsausschuss vom 22. Juni 2022 wurden trotz vielfacher Kritik aus Wissenschaft und Praxis nur einige dieser Veränderungen nochmals überarbeitet (BT-Drucks. 20/2653). Der finale gesetzliche Rahmen ist weiter von dem Bemühen geprägt, die aus der Präsenzversammlung bekannten Prozesse und die Ausübung der Aktionärsrechte möglichst eins zu eins digital abzubilden.

Betroffene Gesellschaften müssen nun zeitnah eine Entscheidung treffen und für die kommende Hauptversammlung sorgfältig prüfen und abwägen,

• in welcher Ausprägung die virtuelle Hauptversammlung im Rahmen der vom Gesetzgeber eingeräumten Gestaltungsmöglichkeiten opportun ist und
  
  
• ob das so definierte virtuelle Format einer Präsenzversammlung vorzuziehen ist oder
  
  
• ob die bislang in der Praxis nur wenig verbreitete Hybrid-Versammlung gar eine sinnvolle Kombination von Präsenz- und digitalem Format bieten könnte.

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wesentlichen Rahmenbedingungen und Gestaltungsoptionen, die das Gesetz für virtuelle Hauptversammlungen künftig vorsieht. Zudem zeigen wir auf , welche wesentlichen Gesichtspunkte bei der Wahl des passenden Formats für die nächste Hauptversammlung zu berücksichtigen sind.

Weiterentwicklungen im Überblick und Vergleich

Entscheidungskompetenz

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Ermessensentscheidung des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Hauptversammlung: Satzungsregelung oder Satzungsermächtigung zugunsten des Vorstands für max. 5 Jahre
• Übergangsvorschrift für Hauptversammlungen bis 31.8.2023: Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats

Physische Anwesenheit vor Ort

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Obligatorisch: Vorstand, Versammlungsleiter, Notar
• Aufsichtsrat vor Ort oder im Wege der Ton- und Bildübertragung (Zwei-Wege-Direktverbindung)
• Optional: Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
• Abschlussprüfer (bei Feststellung des Jahresabschlusses durch die HV)

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Obligatorisch: Vorstand, Versammlungsleiter, Notar
• Aufsichtsrat vor Ort oder im Wege der Ton- und Bildübertragung (Zwei-Wege-Direktverbindung)
• Optional: Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
• Abschlussprüfer (bei Feststellung des Jahresabschlusses durch die HV)

Elektronische Teilnahmemöglichkeit der Aktionäre

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Nicht obligatorisch

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Ausübung von Teilnahmerechten je nach Ausgestaltung vor und in der virtuellen Hauptversammlung

Stimmrechtsausübung

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Im Wege elektronischer Kommunikation: elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl
• Vollmachtserteilung

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Im Wege elektronischer Kommunikation: elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl
• Vollmachtserteilung

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• (Zugänglich zu machende) Gegenanträge und Wahlvorschläge vor der Hauptversammlung gelten als „in“ der Hauptversammlung gestellt
• Ohne elektronische Teilnahme kein Antragsrecht während der Hauptversammlung

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Antragsrecht (Gegenanträge, Wahlvorschläge, sonstige Sachanträge, Verfahrensanträge) in der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation
• Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge vor der Hauptversammlung:
  • Gelten ab dem Zeitpunkt der Zugänglichmachung als gestellt
  • Ab dem Zeitpunkt der Zugänglichmachung und nach Aktionärslegitimation muss eine Stimmabgabe zu dem Antrag ermöglicht werden

Tagesordnungsergänzungsverlangen

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Mangels ausdrücklicher Regelung analoge Behandlung wie Gegenantragsrecht in der Praxis

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Zu allen möglichen Gegenständen kann ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG eingereicht werden

Auskunftsrecht der Aktionäre

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Einreichung von Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung
• Kein Nachfragerecht
• Keine Pflicht zur Veröffentlichung der Aktionärsfragen

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Auskunftsrecht in der Hauptversammlung
• Möglichkeit des Vorstands, Vorabeinreichung von Fragen bis spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung zu verlangen. In diesem Fall:
  • Pflicht zur Vorabveröffentlichung der Aktionärsfragen
  • Pflicht zur Vorabveröffentlichung der schriftlichen Antworten der Verwaltung bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung
  • Nachfragerecht in der Hauptversammlung bei sachlichen Zusammenhang
  • Fragerecht in der Hauptversammlung zu neuen Sachverhalten

Bericht des Vorstands

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• (Vorab-)Veröffentlichung freiwillig

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Vorabveröffentlichung des Berichts oder dessen wesentlichen Inhalts spätestens sieben Tage vor der Hauptversammlung, wenn der Vorstand die Vorabeinreichung von Aktionärsfragen vorsieht (siehe oben)

Stellungnahmen und Rederecht von Aktionären

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Nur auf freiwilliger Basis

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Einreichung von Stellungnahmen im Wege der elektronischen Kommunikation bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung
• Pflicht zur Veröffentlichung der eingereichten Stellungnahmen bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung
• Rederecht in der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation

Teilnehmerverzeichnis

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Teilnehmer der Hauptversammlung, bei verdeckter Stellvertretung nur der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
• Nicht: Aktionäre, die Ton- und Bildübertragung der HV verfolgen und (elektronische) Briefwähler

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Teilnehmer der Hauptversammlung
• Alle zugeschalteten oder vertretenen Aktionäre und die elektronisch zugeschalteten Aktionärsvertreter

Widerspruchsrecht

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Im Wege elektronischer Kommunikation (HV-Portal, E-Mail)
• Weitere Voraussetzung: Ausübung des Stimmrechts

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Im Wege elektronischer Kommunikation (HV-Portal, E-Mail)
• Ausübung des Stimmrechts keine Voraussetzung mehr

Beschlussmängelrecht

Bisherige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-G

• Eingeschränkte Anfechtbarkeit im Hinblick auf die Einberufung und Ausgestaltung der virtuellen Hauptversammlung und im Hinblick auf technische Störungen, außer bei Vorsatz

Zukünftige virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

• Keine Anfechtung wg. technischer Störungen, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit

 

Wesentliche Voraussetzungen der virtuellen Hauptversammlung

Die virtuelle Hauptversammlung muss mindestens die folgenden Voraussetzungen erfüllen (§ 118a Abs. 1 AktG):

Satzungsregelung (Opt-In)

 

Wie bereits im Referentenentwurf angelegt, erfordert die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung eine Satzungsgrundlage (sog. Opt-in):

• Entweder bestimmt die Satzung unmittelbar, dass die Versammlung in jedem Fall als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird oder sie ermächtigt den Vorstand dazu, diese Entscheidung im Einzelfall zu treffen (§ 118a Abs. 1 Satz 1 AktG).
  
  
• In beiden Fällen ist die Satzungsbestimmung bzw. -ermächtigung auf maximal fünf Jahre zu befristen und spätestens dann wieder zu erneuern (§ 118a Abs. 3 bis 5 AktG). Es wurde klargestellt, dass die Hauptversammlung innerhalb dieser Frist nicht nur einberufen, sondern auch durchgeführt worden sein muss.
  
  
• Eine Beschränkungsmöglichkeit der zu behandelnden Beschlussgegenstände, wie sie zwischenzeitlich im Regierungsentwurf noch vorgesehen war, wurde nicht Gesetz. Damit wird die Gleichwertigkeit des virtuellen Formats mit der Präsenzhauptversammlung unterstrichen. Zudem ist sichergestellt, dass die Aktionäre auch im Fall der virtuellen Hauptversammlung zu sämtlichen möglichen Gegenständen einer Hauptversammlung ein Ergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG stellen können.
  
  
• Eine Ausnahme besteht nur für Hauptversammlungen, die bis einschließlich 31. August 2023 einberufen werden. In diesem Übergangszeitraum kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats nochmals ohne Satzungsgrundlage entscheiden, die Hauptversammlung als virtuelle Versammlung nach Maßgabe der neuen gesetzlichen Vorgaben durchzuführen. Damit haben die Gesellschaften die Gelegenheit, in ihrer ordentlichen Hauptversammlung 2023 die notwendige Satzungsgrundlage für die Zukunft zu schaffen.
  
  
• Wird gegen den Hauptversammlungsbeschluss über die Schaffung der Satzungsbestimmung Klage erhoben, steht den Gesellschaften das – für sonstige bedeutende Struktur- und Kapitalmaßnahmen bereits bewährte – Freigabeverfahren zur Verfügung, um dennoch eine möglichst zeitnahe Handelsregistereintragung zu bewirken und so Rechtssicherheit für die Einberufung der darauffolgenden Hauptversammlung im virtuellen Format zu erreichen (§ 246a Abs. 1 Satz 1 AktG).
  
  
• Ob und für welchen Ermächtigungszeitraum die einem virtuellen Format gegenüber grundsätzlich kritisch eingestellten Aktionärsvereinigungen und wesentlichen Stimmrechtsberater zustimmen werden, ist im Blick zu behalten.
  
  

Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung

 

Aktionäre müssen die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen können, wobei die Verwendung von Livestreams über die Internetseite bzw. ein HV-Portal oder Videokonferenzdienste zulässig sind.

Stimmrechtsausübung

 

Die Stimmrechtsausübung erfolgt im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl) sowie durch Vollmachtserteilung. Die schriftliche Briefwahl kann zusätzlich ermöglicht werden, wird aber wohl mit fortschreitender Digitalisierung und aufgrund der damit verbundenen Zusatzkosten künftig – wie schon in der jüngsten Praxis – die Ausnahme darstellen.

Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Sach- und Verfahrensanträge

 

Gegenanträge, Wahlvorschläge, sonstige Sachanträge (z.B. Antrag auf Bestellung eines Sonderprüfers) sowie Verfahrensanträge aller Art sind auch in der Hauptversammlung möglich:

• Elektronisch der Hauptversammlung zugeschaltete Aktionären haben das Recht, solche Anträge im Wege der Videokommunikation in der Hauptversammlung zu stellen. Die Videokommunikation in Form einer Zwei-Wege-Direktverbindung ist dafür zwingend vorzusehen. Ein Textfeld im HV-Portal oder eine E-Mail an die Gesellschaft – wie noch im Regierungsentwurf vorgeschlagen – sind keine geeignete Plattform für Aktionärsanträge. Begründet wird dies mit der Nachbildung des Antragsrechts in Anlehnung an das Präsenzformat und dem dort geltenden Mündlichkeitsgrundsatz sowie mit dem Bedürfnis nach Transparenz der Einbringung von Anträgen.
  
  
• Unverändert gelten darüber hinaus auch im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte und von der Gesellschaft gemäß § 126 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt (sog. Fiktionslösung, § 126 Abs. 4 Satz 1 AktG). Die Gesellschaften müssen ermöglichen, dass die Aktionäre zu diesen Anträgen (im HV-Portal) abstimmen können, sobald die Aktionäre die gesetzlichen oder satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts nachweisen können (§ 126 Abs. 4 Satz 2 AktG). Das heißt, die Abstimmmöglichkeit über einen Gegenantrag oder Wahlvorschlag muss bei Inhaberaktien frühestens mit dem Nachweisstichtag zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung ermöglicht werden. Entsprechend muss der im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden, wenn der Antragsteller nicht ordnungsgemäß legitimiert und – sofern erforderlich – nicht ordnungsgemäß angemeldet ist. Nicht erforderlich für die Behandlung des Antrags in der Hauptversammlung ist hingegen, dass der Antragsteller elektronisch teilnimmt und seinen Antrag – nach Maßgabe des bei der Präsenzversammlung geltenden Mündlichkeitsprinzips – auch in der Hauptversammlung nochmals (im Wege der Videokommunikation) stellt.
  
  

Fragen, Nachfragen und neue Fragen

 

Im Grundsatz räumt das Gesetz nun den Aktionären ein uneingeschränktes Auskunftsrecht nach § 131 AktG wie bei der Präsenzversammlung ein – und zwar im Wege der elektronischen Kommunikation. Der Versammlungsleiter kann jedoch festlegen, dass das Auskunftsrecht ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden darf (§ 131 Abs. 1e AktG). Im Einzelnen ist danach zu unterscheiden, ob die Gesellschaft von den Aktionären eine Vorabeinreichung der Fragen verlangt oder Fragen ausschließlich in der virtuellen Hauptversammlung zulässt.

• Der Vorstand kann vorgeben, dass Fragen bis spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung einzureichen sind (§ 131 Abs. 1a AktG). Die ordnungsgemäß eingereichten Fragen sind von der Gesellschaft allen Aktionären zugänglich zu machen und bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung zu beantworten (§ 131 Abs. 1c AktG). Börsennotierte Gesellschaften müssen die Fragen und deren Beantwortung über ihre Internetseite zugänglich machen. Sind die Antworten einen Tag vor der Hauptversammlung und in der Hauptversammlung durchgängig zugänglich, darf der Vorstand in der Hauptversammlung die (nochmalige) Auskunft zu diesen Fragen verweigern (§ 131 Abs. 1c AktG). Nach der Hauptversammlung müssen die Antworten hingegen nicht zugänglich bleiben.
  
  
• Der Umfang der Einreichung von Fragen kann in der Einberufung angemessen beschränkt werden (§ 131 Abs. 1b AktG). Der Gesetzgeber geht davon aus, dass dabei der zu erwartende Gesamtzeitrahmen der Hauptversammlung zugrunde zu legen ist, der auch bei einer gewöhnlichen ordentlichen Hauptversammlung im virtuellen Format grundsätzlich vier bis sechs Stunden nicht überschreiten soll. Eine angemessene Beschränkung soll nach der Gesetzesbegründung neben der Vorgabe einer Höchstzahl von Fragen pro Aktionär und einer Zeichenbeschränkung auch darin liegen können, dass in der Einberufung eine Gesamthöchstzahl an zulässigen Fragen vorgesehen wird. Von der Angemessenheit soll danach jedenfalls dann auszugehen sein, wenn sich die Beschränkung der Fragenanzahl grundsätzlich an der in den vergangenen (virtuellen) Hauptversammlungen durchschnittlich eingereichten Anzahl an Fragen orientiert, sofern sich die Tagesordnungspunkte der Versammlungen weitgehend entsprechen. Aufgrund der damit verbundenen Unwägbarkeiten für eine möglichst rechtssichere Einberufung der Hauptversammlung ist zu erwarten, dass in der Praxis von diesen Möglichkeiten nur zurückhaltend Gebrauch gemacht wird. Dies bedeutet gleichsam, dass in der virtuellen Hauptversammlung der Versammlungsleiter voraussichtlich noch stärker als in der Präsenzversammlung vor der Herausforderung stehen wird, ad hoc über eine angemessene Beschränkung des Rede- und Fragerechts entscheiden zu müssen (§ 131 Abs. 2 Satz 2 AktG).
  
  
• Waren die Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung einzureichen, so bleiben in der Hauptversammlung Fragen zu neuen Sachverhalten zulässig (§ 131 Abs. 1e AktG), d.h. zu Sachverhalten, die sich erst nach Ablauf der Vorabeinreichungsfrist für Aktionärsfragen neu ergeben haben. Anders als im Regierungsentwurf noch vorgesehen, sind in der Hauptversammlung hingegen nicht auch Fragen, die bereits vor der Hauptversammlung hätten gestellt werden können, zu beantworten, wenn hierfür noch ausreichend Zeit zur Verfügung stünde, ohne den normalen Zeitrahmen einer ordentlichen Hauptversammlung von ca. vier bis sechs Stunden zu überschreiten. Gleichwohl steht die Zulassung solcher Fragen im Ermessen des Versammlungsleiters.
  
  
• Im Übrigen besteht – unabhängig davon, ob Fragen vorab einzureichen waren oder nur in der Hauptversammlung zulässig sind – zu allen vor und in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands ein Nachfragerecht in der Hauptversammlung (§ 131 Abs. 1d AktG). Dieses Nachfragerecht steht allen elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionären zu, unabhängig davon, ob sie vorab eine Frage eingereicht haben und es sich um Nachfragen zu eigenen Ausgangsfragen handelt oder nicht (sog. „Über-Kreuz-Fragen“). Erforderlich ist jedoch ein sachlicher Zusammenhang zwischen der Nachfrage und einer bereits gegebenen Antwort des Vorstands.
  
  

Bericht des Vorstands

 

Den Aktionären ist der Bericht des Vorstands bis spätestens sieben Tage vor der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Dies gilt jedoch nur, wenn der Vorstand von der Möglichkeit Gebrauch macht, die Vorabeinreichung von Aktionärsfragen zu verlangen. Die Vorabveröffentlichung des Vorstandsberichts soll es den Aktionären ermöglichen, hierzu bereits im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen zu stellen. In diesem Fall muss bereits die Einberufung darauf hinweisen, dass der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt zugänglich gemacht wird (§ 121 Abs. 4b Satz 4 AktG). Da der Vorstandsbericht allen und nicht nur den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zugänglich gemacht werden muss, wird dies regelmäßig über die Internetseite der Gesellschaft (und nicht nur über das HV-Portal) zu erfolgen haben.

Inhaltlich erläutert der Gesetzgeber nicht weiter, was der Vorstandsbericht mindestens enthalten muss. In der Praxis sollten der veröffentlichte Bericht bzw. seine wesentlichen Inhalte damit vorsorglich möglichst alle Erläuterungen umfassen, zu denen der Vorstand mündlich in der Hauptversammlung verpflichtet ist, mithin jedenfalls die Erläuterungen der typischerweise unter dem ersten Tagesordnungspunkt einer ordentlichen Hauptversammlung vorgelegten Abschlussunterlagen (§ 176 Abs. 1 Satz 2 und 3 AktG) sowie etwa auch Erläuterungen von Unternehmensverträgen (§ 293g Abs. 2 Satz 1 AktG) und Umwandlungsmaßnahmen (z.B. §§ 64 Abs. 1, 239 Abs. 2 UmwG).

Die Rede des Aufsichtsratsvorsitzenden ist hingegen – neben dem ohnehin vorab zu veröffentlichenden schriftlichen Bericht des Aufsichtsrats (§ 171 Abs. 2 AktG) – nicht zugänglich zu machen. Enthält die Aufsichtsratsrede wesentliche aktuelle Neuigkeiten im Vergleich zum schriftlichen Bericht, hätte eine Vorabveröffentlichung gleichwohl zur Folge, dass Fragen hierzu dann ebenfalls im Vorfeld eingereicht und nicht mehr „neu“ in der virtuellen Hauptversammlung gestellt werden könnten.

Stellungnahme- und Rederecht

 

Aktionäre können sich künftig sowohl vor als auch in der virtuellen Hauptversammlung zur Tagesordnung äußern, durch eine zu veröffentlichende Stellungnahme im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung sowie in Form eines Live-Videobeitrags in der Hauptversammlung:

• Aktionäre erhalten das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen (§ 130a Abs. 1 bis 4 AktG) zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung einzureichen. Die eingereichten Stellungnahmen sind allen anderen Aktionären spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Sowohl das Recht zur Stellungnahme als auch der Zugang zu den eingereichten Stellungnahmen können von der Gesellschaft auf ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre beschränkt werden. Bei börsennotierten Gesellschaften hat das Zugänglichmachen eingereichter Stellungnahmen über die Internetseite der Gesellschaft zu erfolgen. Sofern das Zugang zu eingereichten Stellungnahmen auf ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre beschränkt wurde, kann das Zugänglichmachen auch über die Internetseite eines Dritten, in der Praxis also über das HV-Portal des Hauptversammlungsdienstleisters erfolgen.
  
  
• Der Umfang der Stellungnahmen kann dabei in der Einberufung angemessen beschränkt werden. Dafür soll sich die Gesellschaft davon leiten lassen, „was zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Sichtung der eingegangen Stellungnahmen erforderlich ist“. Ausweislich der Begründung des Regierungsentwurfs kommen als mögliche Beschränkungen in der Einberufung Zeichenbegrenzungen für Stellungnahmen in Textform sowie zeitliche Begrenzungen für Stellungnahmen im Videoformat in Betracht.
  
  
• Zudem muss den Aktionären ein Rederecht in der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation eingeräumt werden. Redebeiträge müssen nicht vorab angemeldet werden, sondern können von den elektronisch zugeschalteten Aktionären in der Hauptversammlung über einen „virtuellen Meldetisch“ angemeldet und anschließend via Videokommunikation vorgetragen werden.
  
  
• In ihrem Redebeitrag können Aktionäre Anträge und Wahlvorschläge, Fragen bzw. – im Fall der Vorabeinreichungspflicht von Fragen – Fragen zu neuen Sachverhalten sowie Nachfragen stellen (§ 130a Abs. 5 AktG). Der Versammlungsleiter kann in der Satzung ermächtigt werden, das Frage- und Rederecht der Aktionäre auch insoweit zu beschränken (§ 131 Abs. 2 Satz 2 AktG). Zudem kann sich die Gesellschaft in der Einberufung vorbehalten, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation mit dem Aktionär in der Hauptversammlung vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist (§ 130a Abs. 6 AktG).
  
  

Widerspruchsrecht

 

Wie bereits aus den Hauptversammlung unter dem Regime des COVID-19-G bekannt, besteht ein Widerspruchsrecht gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation während der Hauptversammlung. Der widersprechende Aktionär muss dafür allerdings nicht mehr zwingend auch sein Stimmrecht ausgeübt haben. Für die technische Umsetzung wird nach geübter Praxis die Bereitstellung eines Textfeldes oder eines „Widerspruchs-Buttons“ im HV-Portal oder eine spezielle E-Mail-Adresse empfohlen.

Anwesenheit vor Ort und elektronische Zuschaltung des Aufsichtsrats

 

Es ist nach dem Referentenentwurf dabei geblieben, dass auch bei der virtuellen Hauptversammlung die Aktionäre die Mitglieder der Verwaltung grundsätzlich auf einem Podium sollen wahrnehmen können. Sowohl die Mitglieder des Vorstands als auch die Mitglieder des Aufsichtsrats haben daher grundsätzlich die Pflicht zur physischen Teilnahme am Ort der Versammlung (§ 118a Abs. 2 AktG). Trotz des Wortlauts („sollen“) entspricht es bei der Präsenzversammlung allgemeiner Auffassung, dass die Mitglieder der Verwaltung grundsätzlich verpflichtet sind, an der Hauptversammlung teilzunehmen.

Für die Mitglieder des Aufsichtsrats kann eine Satzungsregelung etabliert werden, die es ihnen erlaubt, an der virtuellen Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung teilzunehmen. Voraussetzung ist dafür aber eine beidseitige Übertragung (Zwei-Wege-Direktverbindung), die es dem Aufsichtsratsmitglied erlaubt, das Geschehen am Versammlungsort zu verfolgen und sich durch Wortbeiträge zu beteiligen. Da der Referentenentwurf die Bedeutung der Wahrnehmbarkeit der Verwaltung für die Aktionäre auch im virtuellen Format betont hat, stellt sich in der praktischen Umsetzung die Frage, ob die in Bild und Ton zugeschalteten Mitglieder des Aufsichtsrats in diesem Fall ebenso für die Aktionäre wahrnehmbar sein müssen wie die Personen auf dem Podium, mithin ob sie in das Bild der Liveübertragung – permanent oder jedenfalls zeitweise bzw. zu Beginn – eingebunden werden müssen.

Eine Anwesenheitspflicht gilt außerdem für den Versammlungsleiter und den Notar (§ 130 Abs. 1a AktG). Auch der Abschlussprüfer hat physisch vor Ort teilzunehmen – dies gilt allerdings nur, wenn die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses bzw. die Billigung des Konzernabschlusses zu beschließen hat, mithin im Regelfall nur bei der (atypischen) KGaA (§ 286 Abs. 1 Satz 1 AktG). Für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter soll die Anwesenheit am Versammlungsort möglich sein (§ 118a Abs. 2 Satz 4 AktG), was sich in der Praxis auch regelmäßig empfiehlt.

Entscheidungsparameter für das passende HV-Format 2023

In der nachfolgenden Übersicht haben wir die wesentlichen Parameter für die Wahl des passenden Formats für die nächste Hauptversammlung vergleichend gegenübergestellt:

Satzungsgrundlage

Präsenzversammlung

• Nicht erforderlich

Virtuelle Hauptversammlung

• Satzungsänderung erforderlich
  (Vorgabe der virtuellen HV oder Ermächtigung des Vorstands)
• Befristung auf fünf Jahre
• Übergangsregelung bis 31.08.2023: Einberufung durch den Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats ohne Satzungsgrundlage möglich

Hybride Hauptversammlung

• Regelung oder Ermächtigung des Vorstands in der Satzung erforderlich (§ 118 Abs.1 Satz 2, Abs. 2 AktG)
• Online-Teilnehmer können den Präsenzteilnehmern gleichstellt werden (Teilnahmerecht, Rederecht, Auskunftsrecht, Beschlussantragsrecht, Recht zur Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, Stimmrecht sowie Widerspruchsrecht)
• Den Online-Teilnehmern können auch nur selektiv einzelne dieser Rechte und/oder diese einzelnen Rechte nur in beschränktem Umfang gewährt werden

Physische Anwesenheit vor Ort

Präsenzversammlung

• Obligatorisch: Aktionäre, Vorstand, Versammlungsleiter, Notar
• Aufsichtsrat vor Ort oder im Wege der Ton- und Bildübertragung (Zwei-Wege-Direktverbindung) in von der Satzung bestimmten Fällen (§ 118 Abs. 3 Satz 2 AktG)
• Optional: Von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
• Abschlussprüfer (bei Feststellung des Jahresabschlusses durch die HV)

Virtuelle Hauptversammlung

• Obligatorisch: Vorstand, Versammlungsleiter, Notar
• Aufsichtsrat vor Ort oder im Wege der Ton- und Bildübertragung (Zwei-Wege-Direktverbindung) in von der Satzung bestimmten Fällen (§ 118 Abs. 3 Satz 2 AktG)
• Optional: Von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
• Abschlussprüfer (bei Feststellung des Jahresabschlusses durch die HV)
• Aktionäre: nicht vor Ort; nach der Praxiserfahrung voraussichtlich höhere Teilnehmerzahl als bei Präsenzversammlung

Hybride Hauptversammlung

• Aktionäre: vor Ort und optional Teilnahme bzw. Ausübung von Aktionärsrechten im Wege elektronischer Kommunikation
• Präsenz-Quote und Teilnehmerzahl ohne Erfahrungswerte aus der Vergangenheit schwer prognostizierbar. Da Möglichkeit der Präsenzteilnahme nicht beschränkt werden kann, muss aus Gründen der Vorsorge hinreichend großer Versammlungsraum vorgehalten werden.
• Im Übrigen wie Präsenzversammlung

Bild- und Tonübertragung der gesamten HV

Präsenzversammlung

• Nicht erforderlich

Virtuelle Hauptversammlung

• Zwingend erforderlich

Hybride Hauptversammlung

• Zwingend erforderlich

Stimmrechtsausübung der Aktionäre

Präsenzversammlung

• Persönlich vor Ort
• Vollmachtserteilung an Dritte
• Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Virtuelle Hauptversammlung

• Im Wege elektronischer Kommunikation: elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl (im HV-Portal)
• Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Hybride Hauptversammlung

• Optional: Einräumung der Stimmrechtsausübung im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl) für Online-Teilnehmer
• Im Übrigen wie Präsenzversammlung

Anträge von Aktionären

Präsenzversammlung

• Bis spätestens 14 Tage vor der HV eingereichte Gegenanträge und Wahlvorschläge ggf. zugänglich zu machen
• Gegenanträge, Wahlvorschläge, sonstige Sach- und Verfahrensanträge (auch bereits vorab übermittelte) müssen in der HV gestellt werden (Mündlichkeitsprinzip)
• Stimmabgabe hierzu nur in der HV

Virtuelle Hauptversammlung

• Bis spätestens 14 Tage vor der HV eingereichte Gegenanträge und Wahlvorschläge:

• sind ggf. zugänglich zu machen und
• gelten ab dem Zeitpunkt der Zugänglichmachung als gestellt (d.h. müssen in der HV nicht mehr gestellt werden, Fiktionslösung)

• Antragsrecht in der HV im Wege der Videokommunikation (Zwei-Wege-Direktverbindung)
• Möglichkeit zur Stimmabgabe bereits vor der HV ab dem Zeitpunkt der Zugänglichmachung und Aktionärslegitimation

Hybride Hauptversammlung

• Wie Präsenzversammlung
• Optional: Einräumung des Antragsrechts in der HV für Online-Teilnehmer
• Das Antragsrecht kann auf bestimmte Anträge beschränkt werden (z.B. nur Gegenanträge/Wahlvorschläge und keine Verfahrens- oder Sonderprüfungsanträge)

Stellungnahmen und Rederecht von Aktionären

Präsenzversammlung

• Ausschließlich vor Ort in der HV

Virtuelle Hauptversammlung

• Einreichung von Stellungnahmen im Wege der elektronischen Kommunikation bis spätestens fünf Tage und Zugänglichmachen der eingereichten Stellungnahmen bis spätestens vier Tage vor der HV (Internetseite oder HV-Portal)
• Rederecht im Wege der Videokommunikation in der HV

Hybride Hauptversammlung

• Wie Präsenzversammlung
• Optional: Einräumung des Rederechts im Wege elektronischer Kommunikation (z.B. Live-Videokommunikation oder Videobotschaft).

Fragen der Aktionäre

Präsenzversammlung

• Auskunftsrecht nur in der HV

Virtuelle Hauptversammlung

• Auskunftsrecht nur in der HV wie in Präsenzversammlung
• Alternativ nach Entscheidung des Vorstands:

• Vorabeinreichung von Fragen bis spätestens drei Tage vor der HV
• Vorabveröffentlichung und Beantwortung der Fragen bis spätestens einen Tag vor der HV (bei börsennotierten Gesellschaften auf der Internetseite)
• Veröffentlichung des Berichts des Vorstands oder dessen wesentlichen Inhalts spätestens sieben Tage vor der HV
• Nachfragerecht und Fragerecht zu neuen Sachverhalten in der HV

• Praxis: Voraussichtlich größere Anzahl an Aktionärsfragen und erhöhter Verwaltungsaufwand als in der Präsenzversammlung
• Bei Entscheidung für Vorabeinreichung und Beantwortung von Fragen (vor Veröffentlichung des Vorstandsberichts) besteht das Risiko, dass die Gesellschaft die Hoheit über die (öffentliche) Themensetzung und mediale Begleitung der HV aus den Händen gibt

Hybride Hauptversammlung

• Wie Präsenzversammlung
• Optionale Einräumung des Auskunftsrechts für Online-Teilnehmer
• Das Auskunftsrecht kann den Online-Teilnehmern uneingeschränkt oder beschränkt gewährt werden (z.B. eingeschränktes Nachfragerecht; keine Über-Kreuz-Nachfragen)

Organisationsaufwand und Kosten

Präsenzversammlung

• Frühzeitige Reservierung Versammlungsraum erforderlich
• Saalmiete, technischer HV-Dienstleister, Verpflegung, Stenograph u.a.
• Back-Office

Virtuelle Hauptversammlung

• HV-Portal (inkl. „virtueller Meldetisch“ u.a.), technischer HV-Dienstleister, Dienstleister für Livestream
• Aufgrund der gestiegenen (technischen) Anforderungen an die Ausgestaltung der Aktionärsrechte werden die Kosten voraussichtlich höher als für die virtuelle HV nach dem COVID-19-G sein
• Back-Office

Hybride Hauptversammlung

• Wie bei Präsenzversammlung
• HV-Portal (ggf. in eingeschränktem Umfang), technischer HV-Dienstleister, Dienstleister für Livestream

Rechtssicherheit

Präsenzversammlung

• Rechtliche Rahmenbedingungen der Präsenzversammlung (Einberufungsmodalitäten, Leitungsmaßnahmen des Versammlungsleiters, Aktionärsrechte) sind praxiserprobt

Virtuelle Hauptversammlung

• Es bestehen diverse neue, ungeklärte Rechtsfragen in Bezug auf die zulässige Ausgestaltung der HV (v.a. Einschränkung der Vorabeinreichung von Fragen u. Stellungnahmen, Leitungsmaßnahmen des Versammlungsleiters), die das Risiko von Anfechtungsklagen erhöhen.

Hybride Hauptversammlung

• Durch die Gestaltungs- und Beschränkungsmöglichkeiten der Aktionärsrechte der Online-Teilnehmer lassen sich bestimmte faktische Unwägbarkeiten und damit verbundene Rechtsrisiken gegenüber der virtuellen HV reduzieren.

Fazit

Präsenzversammlung

• Planbarkeit und erhöhte Rechtssicherheit aufgrund bewährter Praxis im Vergleich zur neuen virtuellen HV
• V.a. bei hohen Saalmieten ggf. höherer Kostenaufwand als für eine virtuelle HV
• Mangels Möglichkeit zur Online-Teilnahme möglicherweise geringere Teilnahmequote als bei virtueller oder Hybrid-HV

Virtuelle Hauptversammlung

• Höhere Rechtsunsicherheit/Anfechtungsrisiken wegen neuer, ungeklärter Rechtsfragen
• Möglicherweise geringere Kosten als für Präsenzversammlung
• Nach der Praxiserfahrung voraussichtlich höhere Teilnahmequote als in Präsenzversammlung
• Aufgrund höherer Teilnahmequote und bei Entscheidung für Vorabeinreichung von Fragen ggf. auch größere Anzahl der zu bewältigenden Aktionärsfragen

Hybride Hauptversammlung

• Höhere Kosten: Kosten für Präsenzversammlung plus Kosten für HV-Portal und Liveübertragung
• Möglichkeit der (Teil-)Digitalisierung der HV mit größerer Gestaltungsfreiheit in Bezug auf die Rechte der Online-Teilnehmer
• Voraussichtlich hohe Teilnahmequote
• Planungsunsicherheit in Bezug auf Aktionärspräsenz und die notwendige Größe des Versammlungsraums (jedenfalls in den ersten Jahren)