Dawn Raids

Prüfen Sie den Durchsuchungsbeschluss

Die Bediensteten der Kartellbehörde werden Ihnen einen Durchsuchungsbeschluss aushändigen. Lesen Sie diesen Beschluss aufmerksam durch. Er berechtigt die Bediensteten zum Betreten des Unternehmens und zur Durchsicht von Unterlagen.

Die Durchsuchung muss normalerweise von einem Richter angeordnet werden (für das Bundeskartellamt: Amtsgericht Bonn). Bei „Gefahr im Verzug“ dürfen die Bediensteten auch ohne einen richterlichen Beschluss durchsuchen.

Aus dem Beschluss sollten sich folgende Informationen ergeben:

• Gegen wen richtet sich das Verfahren (Verdächtigtes Unternehmen)?
• Aus welchem Grund wird ermittelt (Vorwurf)?
• Welche Räumlichkeiten dürfen durchsucht werden (Firmierung, Adresse)?
• Wonach dürfen die Bediensteten suchen (Beweismittel)?

Diese Angaben sind wichtig, weil sie die Ermittlungsbefugnisse der Bediensteten begrenzen. Firmen und Räumlichkeiten, die im Beschluss nicht genannt werden, dürfen nicht von der Kartellbehörde durchsucht werden. Allerdings können die Bediensteten bei „Gefahr im Verzug“ die Durchsuchung möglicherweise auf weitere Räumlichkeiten erstrecken.

Sofern der Beschluss keine Angaben enthält, bitten Sie die Bediensteten um entsprechende Auskunft.

Prüfen Sie die Identität der Bediensteten

Halten Sie die Namen der Bediensteten anhand von deren Visitenkarten oder ggf. Dienstausweisen fest und notieren Sie deren Funktion.

Benachrichtigen Sie sofort einen Rechtsbeistand

Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung sofort nach dem Eintreffen der Bediensteten benachrichtigt wird.

Kontaktieren Sie außerdem sofort folgende Personen:

• Sofern vorhanden: Rechtsabteilung und / oder Compliance Officer,
• Kontaktieren Sie das Noerr Dawn Raid Team. Wir sind mit dem Vorgehen der Kartellbehörden vertraut und stehen Ihnen mit unserer Erfahrung zur Seite. Die Bediensteten müssen jedoch nicht auf das Eintreffen externer Anwältinnen und Anwälte warten. Ein schneller Anruf ist daher besonders wichtig.

Übermitteln Sie eine Kopie des Durchsuchungsbeschlusses und aller weiteren Unterlagen, die Sie von der Kartellbehörde erhalten haben, an die genannten Personen.

Bitten Sie die Bediensteten, auf Ihren Rechtsbeistand zu warten

Bitten Sie die Bediensteten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis Ihr Rechtsbeistand (Rechtsabteilung, Compliance Officer oder Noerr Dawn Raid Team) eingetroffen ist.

Häufig sind die Bediensteten bereit, eine gewisse Zeit zu warten, wenn sichergestellt ist, dass in dieser Zeit keine Unterlagen beiseitegeschafft oder sonst Beweise vernichtet werden. Beachten Sie aber, dass die Bediensteten nicht verpflichtet sind, Ihrer Bitte nachzukommen.

Erkundigen Sie sich in der Wartezeit bei den Bediensteten, wie diese bei der Durchsuchung vorgehen wollen. Notieren Sie die Antworten.

Benennen Sie eine Person als zentrale Ansprechpartnerin / zentralen Ansprechpartner

Benennen Sie gegenüber der Kartellbehörde eine Person, die alle Maßnahmen Ihres Unternehmens koordiniert. An diese Person sollen sich die Bediensteten der Kartellbehörde ebenso wie alle Unternehmensangehörigen bei Fragen zum Ablauf der Durchsuchung wenden. Außerdem soll nur diese Person angesprochen werden, wenn die Bediensteten der Kartellbehörde Fragen zum Inhalt von Unterlagen oder sonstige Fragen zum untersuchten Sachverhalt haben.

Zusammenstellung eines Teams, das die Bediensteten begleitet („Shadowing“)

Sie dürfen und sollten die Bediensteten der Kartellbehörde bei ihrer Tätigkeit begleiten. Jede/r Bedienstete sollte nach Möglichkeit von wenigstens einer oder einem Angehörigen Ihres Unternehmens begleitet werden (sogenanntes „Shadowing“). Dies erlaubt eine nachträgliche Kontrolle der Durchsuchung und lässt wertvolle Rückschlüsse auf den Kenntnisstand der Bediensteten zu. Außerdem können sich die Bediensteten mit Hilfe ihrer Begleitung leichter im Unternehmen zurechtfinden, was einen zügigeren Ablauf ermöglicht.

Dem Team sollten möglichst Personen aus „marktfernen“ Bereichen angehören, bei denen das Risiko einer persönlichen Verwicklung in eine Kartellabsprache gering ist (z.B. Rechtsabteilung, Buchhaltung).

Weisen Sie die Teammitglieder bitte in die Aufgaben ein, wie sie unter → 3. Begleitung der Bediensteten dargestellt werden.

Anweisungen an die IT-Abteilung

Die Suche nach elektronischen Dokumenten bildet praktisch immer den Schwerpunkt einer Durchsuchung. Sie sind aufgrund des Durchsuchungsbeschlusses verpflichtet, der Kartellbehörde Zugriff auf die IT-Daten Ihres Unternehmens zu gewähren.

Weisen Sie die Mitglieder Ihrer IT-Abteilung bitte in die Aufgaben ein, wie sie unter → 6. Durchsuchung von elektronischen Daten dargestellt werden.

Besorgen Sie einen Raum für die Bediensteten der Kartellbehörde

Bieten Sie den Bediensteten einen Raum an, der von ihnen während der Durchsuchung genutzt werden kann, z.B. für Besprechungen und zur Sammlung von Unterlagen. Der Raum sollte so gelegen sein, dass sich die Bediensteten dort möglichst unbemerkt vom laufenden Geschäftsbetrieb aufhalten können.

Informieren Sie die Unternehmensangehörigen

Informieren Sie alle Angehörigen Ihres Unternehmens in den Bereichen, in denen sich die Bediensteten der Kartellbehörde aufhalten, dass eine behördliche Untersuchung stattfindet. Versenden Sie hierzu eine E-Mail oder bitten Sie die zuständigen Vorgesetzten, ihre Mitarbeitenden entsprechend zu informieren.

Unternehmensangehörige, deren Anwesenheit während der Durchsuchung nicht erforderlich ist, können das Unternehmen verlassen.

Weisen Sie außerdem auf folgende Punkte hin:

• Die Bediensteten dürfen bei ihrer Arbeit auf keinen Fall gestört werden. Widerstand gegen die Anordnungen der Bediensteten und jede Behinderung ihrer Tätigkeit kann empfindliche Sanktionen nach sich ziehen (z.B. Geldbußen, Geldstrafen, Haft).
• Unternehmensangehörige dürfen unter keinen Umständen Dokumente vernichten, verstecken oder E-Mails löschen.
• Bei allen Fragen zur Untersuchung sollen sich die Unternehmensangehörigen an ihre jeweiligen Vorgesetzten oder die zentrale Ansprechpartnerin / den zentralen Ansprechpartner wenden. Dies gilt auch, wenn Unternehmensangehörige von den Bediensteten der Kartellbehörde angesprochen werden.
• Über die Tatsache der Untersuchung muss Stillschweigen bewahrt werden. Insbesondere dürfen keine Außenstehenden informiert werden (z.B. Kundinnen / Kunden, Wettbewerberinnen / Wettbewerber, Presse, Familie oder sonstige Dritte).

Notwendigkeit eines „Shadowing“

Die Bediensteten der Kartellbehörde sind berechtigt, alle Räume und Gegenstände, so wie im Durchsuchungsbeschluss bezeichnet, selbst zu durchsuchen. Die Bediensteten dürfen und sollten während der gesamten Zeit der Durchsuchung von Angehörigen des Unternehmens beaufsichtigt werden (sog. „Shadowing“). Zu diesem Zweck ist ein Team bilden (→ 2. Weitere Maßnahmen zu Beginn der Durchsuchung).

Aufgaben der Teammitglieder

Die Mitglieder des Teams haben folgende Aufgaben:

• Jede/r Bedienstete der Kartellbehörde soll während der gesamten Dauer der Durchsuchung von wenigstens einem Teammitglied beaufsichtigt werden.
• Die Teammitglieder sollen alle Maßnahmen der Bediensteten protokollieren. Hierzu gehört: Welche Räume werden betreten? Welche Unterlagen werden geprüft und mitgenommen? Welche Fragen werden gestellt? Welche Antworten werden gegeben?
• Die Teammitglieder führen die Bediensteten zu den Räumen und legen ihnen die Unterlagen vor, nach denen die Bediensteten verlangen.
• Bei Fragen zum Inhalt der Unterlagen oder bei sonstigen Fragen zum untersuchten Sachverhalt verweisen die Teammitglieder an die zentrale Ansprechpartnerin / den zentralen Ansprechpartner Ihres Unternehmens.
• Die Teammitglieder stellen sicher, dass die Bediensteten ihrer Tätigkeit ungestört nachgehen können. Keinesfalls dürfen die Bediensteten behindert, Unterlagen beiseitegeschafft, Daten gelöscht oder Dritte gewarnt werden. Jede Behinderung der Tätigkeit der Kartellbehörde kann empfindliche Sanktionen für das Unternehmen und die handelnden Personen nach sich ziehen (z.B. Geldbußen, Geldstrafen, Haft).

Das Unternehmen muss den Bediensteten der Kartellbehörde Zugang zu allen Räumen, Grundstücken und Transportmitteln gewähren und alle Unterlagen vorlegen, nach denen die Bediensteten fragen. Das bedeutet auch, dass den Bediensteten auf Verlangen z.B. ein Schrank aufgesperrt oder das Passwort zu einem elektronischen Konto gegeben werden muss, damit die Bediensteten deren Inhalte prüfen können.

Es ist außerdem von Vorteil, wenn Sie den Bediensteten Hinweise geben, wo sich die Unterlagen befinden, die vom Durchsuchungsbeschluss erfasst sind. Dadurch kann das Risiko einer umfassenden Beschlagnahme und von „Zufallsfunden“ verringert werden.

Räume, Fahrzeuge und Unterlagen des Unternehmens

Folgende Räumlichkeiten, Gegenstände und Personen dürfen durch die Bediensteten grundsätzlich durchsucht werden:

• alle im Durchsuchungsbeschluss angegebenen Räume (Firmierung, Adresse),
• Schreibtische, Schränke, Aktenarchive,
• Geschäftsunterlagen wie z.B. Akten, Schriftverkehr, Vermerke, Terminkalender, Buchhaltungsunterlagen, Reisekostenabrechnungen,
• Elektronische Unterlagen wie z.B. E-Mails, Präsentationen, Excel-Dateien, Word-Dokumente,
• Geschäftsfahrzeuge (auch wenn teilweise privat genutzt),
• Aktentaschen, Laptops, Kalender, Adressbücher, Mobiltelefone,
• Daten auf den Servern des Unternehmens,
• private Geräte im Unternehmen, die auch beruflich genutzt werden („bring your own device“).

Private Wohnung und Grundstücke

Nur wenn dies im Durchsuchungsbeschluss ausdrücklich festgehalten ist, dürfen die Bediensteten auch die privaten Wohnungen und Grundstücke oder sonstige private Gegenstände, die sich außerhalb des Unternehmensgeländes befinden, durchsuchen.

Gegenstände außerhalb des Durchsuchungsbeschlusses

Die Kartellbehörde darf nur nach Beweismitteln suchen, die unter den Durchsuchungsbeschluss fallen. Wenn die Kartellbehörde allerdings bei der Durchsuchung zufällig auf ein Dokument stößt, das auf einen anderen Kartellverstoß hindeutet („Zufallsfund“), darf sie dieses Dokument sicherstellen.

Die Kartellbehörde darf auch keine Räume und Sachen durchsuchen, die nicht vom Durchsuchungsbeschluss erfasst werden (z.B. Fahrzeuge, die außerhalb des Unternehmensgeländes geparkt sind). Die Kartellbehörde kann allerdings bei „Gefahr im Verzug“ die Durchsuchung auch solcher Räume und Sachen anordnen.

Schriftverkehr mit externen Anwältinnen und Anwälten (Verteidigungsunterlagen)

Das deutsche Recht schützt die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen einer beschuldigten Person und ihrer Anwältin / ihrem Anwalt. Die Kartellbehörden dürfen deshalb nicht auf bestimmte „Verteidigungsunterlagen“ zugreifen. Dieser Schutz besteht allerdings nur unter engen Voraussetzungen:

• Es muss sich um Schriftverkehr mit einer zugelassenen externen Anwältin / einem zugelassenen externen Anwalt handeln.
• Die Anwältin / der Anwalt berät das durchsuchte Unternehmen.
• Die Unterlagen sind nach Einleitung eines Ermittlungsverfahrens oder in Zusammenhang damit zum Zwecke der Verteidigung des Unternehmens erstellt worden.

Schriftverkehr mit der eigenen Rechtsabteilung dürfen die Bediensteten also ebenso durchsehen und mitnehmen wie Schriftverkehr mit fremden Anwältinnen und Anwälten (z.B. Anwältinnen und Anwälte anderer Konzerngesellschaften) und die gesamte Anwaltskorrespondenz, die nicht die Verteidigung in einem Ermittlungsverfahren zum Gegenstand hat.

Fragen Sie in Zweifelsfällen Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsbeistand, ob ein Dokument geschützt ist.

Beachten Sie, dass die Bediensteten berechtigt sind, die Unterlagen „kursorisch zu prüfen“, um festzustellen, ob sie tatsächlich geschützt sind. Wenn die Bediensteten auf die Herausgabe der Unterlagen bestehen, bitten Sie darum, dass die Unterlagen separiert und in einem Umschlag bis zu einer gerichtlichen Entscheidung versiegelt werden.

Datensuche als Schwerpunkt der Durchsuchung

Die Suche nach elektronischen Dokumenten ist von enormer praktischer Bedeutung und bildet nahezu immer den Schwerpunkt einer Durchsuchung. Die Bediensteten werden Zugang zu allen Datenträgern verlangen, die sich den Beschuldigten, Betroffenen oder Zeugen zuordnen lassen. Dies sind z.B. deren Computerfestplatten, Mobiltelefone, E-Mail-Konten und Netzwerkordner. Soweit vorhanden, werden auch Sicherungskopien (Backups) miteinbezogen.

Umfassender Zugriff der Kartellbehörde auf alle IT-Daten

Sie müssen den Bediensteten der Kartellbehörde den Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens ermöglichen. Hierzu gehört, dass Sie den Bediensteten den Aufbau und die Struktur des IT-Systems erklären, die benötigten Passwörter nennen, Zugriff auf Nutzerkonten ermöglichen usw. Beachten Sie, dass die Kartellbehörde, wenn sie keinen Zugriff auf die Daten erhält, die betreffenden Geräte und Datenträger (Computer, Server) auch beschlagnahmen kann. Nicht zuletzt, um eine solche Beschlagnahme zu vermeiden, empfiehlt sich die Kooperation mit der Kartellbehörde.

In der Praxis geht die Kartellbehörde so vor, dass sie Kopien von allen Daten macht, die sich den „Zielpersonen“ zuordnen lassen. Die kopierten Daten werden vorläufig sichergestellt und zur Durchsicht in die Amtsräume der Kartellbehörde gebracht. Dort werden sie später mithilfe einer forensischen Analysesoftware nach Suchbegriffen durchsucht („e-Search“). Die auf diese Weise herausgefilterten Dokumente werden einzeln durchgesehen.

Eine zeitliche Grenze, bis wann die Daten zu sichten sind, ist im Gesetz nicht vorgesehen. In der Praxis dauert es regelmäßig viele Monate, bis die Kartellbehörde die Durchsicht der IT-Asservate abgeschlossen hat.

Es kann vorkommen, dass die Bediensteten Unterlagen in einem Umfang anfordern, der eine Prüfung an einem einzigen Tag unmöglich macht. In einem solchen Fall werden die Unterlagen regelmäßig in einem separaten Raum auf dem Unternehmensgelände gesichert und die Untersuchung am folgenden Tag fortgesetzt. Der Aufbewahrungsraum wird sodann versiegelt.

Achten Sie darauf, dass nach der Versiegelung niemand versucht, Zutritt zu den Räumen zu erlangen, da jeder Bruch der Versiegelung mit einem Bußgeld geahndet werden kann. Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung einer/s Mitarbeitenden sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung verletzt (z.B. durch Reinigungskräfte). Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend.

Fertigen Sie Fotos von der Versiegelung und der Öffnung der Versiegelung durch die Bediensteten an, um später nachweisen zu können, dass die Versiegelung nicht beschädigt oder verändert worden ist.

Sicherstellung durch die Kartellbehörde

Die Bediensteten der Kartellbehörde sind berechtigt, alle Gegenstände, die als Beweismittel für die Untersuchung von Bedeutung sein können, sicherzustellen, d.h. zur Verwahrung in die Behörde mitzunehmen. Auch elektronische Datenträger (z.B. Festplatten, USB-Sticks, CD-ROM, Mobiltelefone) können die Bediensteten mitnehmen, insbesondere, wenn es ihnen nicht gelingt, eine Kopie der darauf befindlichen Daten zu erstellen. Den Bediensteten sollte auch deshalb Zugang zu den Daten gewährt werden, um eine Sicherstellung abzuwenden.

Anfertigung von Kopien für das Unternehmen, sofern möglich

Da die Auswertung der sichergestellten Unterlagen und Datenträger viele Monate in Anspruch nehmen kann, sollten Sie versuchen, von den wichtigsten für das Tagesgeschäft relevanten Unterlagen Kopien zu erstellen. Beachten Sie aber, dass die Bediensteten nicht verpflichtet sind, Ihnen das Kopieren von Unterlagen zu gestatten. Bei einer kooperativen Durchführung der Durchsuchung werden sie dies aber häufig für einzelne Unterlagen erlauben, solange sich der Ablauf der Durchsuchung dadurch nicht verzögert.

Wichtig: Erklären Sie sich nicht mit der Sicherstellung einverstanden

Auch wenn die Kartellbehörde berechtigt ist, Beweismittel mitzunehmen, bedeutet dies nicht, dass Sie mit der Sicherstellung einverstanden sein müssen. Lassen Sie die Beweismittel förmlich beschlagnahmen, damit Ihr Unternehmen keine Rechtschutzmöglichkeiten verliert. Das am Ende der Durchsuchung ausgefüllte Durchsuchungsprotokoll sieht hierfür ein Feld zum Ankreuzen vor.

Fragen zur Person

Fragen zur Person müssen Sie beantworten. Dies umfasst Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit. Eine Zuwiderhandlung kann mit einem Bußgeld geahndet werden.

Informationen zu Beweismitteln und zum untersuchten Sachverhalt

Die Bediensteten der Kartellbehörde sind befugt, von Unternehmensangehörigen folgende Informationen zu verlangen und die Antworten zu protokollieren. Dies muss unter ausdrücklichem Hinweis auf die gesetzliche Pflicht zur Mitwirkung erfolgen:

• Informationen, die Zugang zu Beweismitteln ermöglichen könnten,
• Erläuterungen zu Fakten oder Unterlagen, die mit dem Gegenstand und dem Zweck der Durchsuchung in Verbindung stehen könnten.

Die Antworten müssen richtig und vollständig sein. Andernfalls kann gegen die befragte Person eine Geldbuße verhängen.

Grenzen der Auskunftspflicht

Bei einer Durchsuchung im Rahmen eines Bußgeldverfahrens sind die Angehörigen des Unternehmens zwar grundsätzlich verpflichtet, den Bediensteten der Kartellbehörde die oben genannten Auskünfte zu geben. Es dürfen aber Auskünfte über Informationen verweigert werden, die die befragte Person selbst oder deren Angehörige in die Gefahr einer Verfolgung wegen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit bringen würden. Dies gilt allerdings nicht, wenn ausschließlich die Gefahr einer Verfolgung in einem kartellbehördlichen Bußgeldverfahren besteht und die Kartellbehörde der befragten Person zusagt, sie nicht wegen der betreffenden Ordnungswidrigkeit zu verfolgen. Lassen Sie sich eine derartige „Nichtverfolgungszusage“ schriftlich bestätigen.

(Bei Durchsuchungen im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens müssen Unternehmensangehörige unter Umständen auch Informationen offenbaren, die geeignet sind, eine Verfolgung wegen einer Straftat oder einer Ordnungswidrigkeit herbeizuführen. Diese Informationen dürfen jedoch in einem Straf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren nicht gegen den Willen der befragten Person gegen diese oder einen ihrer Angehörigen verwendet werden.)

Holen Sie sich einen Rechtsbeistand dazu!

In der Ausnahmesituation einer Durchsuchung kommt es schnell zu unreflektierten Erklärungsversuchen. Versuchen Sie deshalb, Äußerungen zur Sache nach Möglichkeit zu vermeiden:

• Fragen zum Ablauf der Durchsuchung wie z.B. zum Standort gesuchter Unterlagen oder zur Struktur des Unternehmens (z.B.: Namenskürzel, unternehmensinterne Abkürzungen, Position einer Person im Unternehmen) können Sie kurz, sachlich und präzise beantworten. Stellen Sie keine Mutmaßungen an, wenn Sie sich unsicher sind. Antworten Sie im Zweifel mit „Ich weiß es nicht“.
• Bieten Sie den Bediensteten an, andere Fragen schriftlich zu beantworten. Notieren Sie hierzu die konkreten Fragen. Konsultieren Sie vor einer Antwort Ihren Rechtsbeistand.
• Wenn die Bediensteten auf der formellen Befragung einer Person bestehen, holen Sie unbedingt einen anwaltlichen Beistand dazu. Denn die Abgrenzung zwischen zulässigen Fragen und solchen, die Sie nicht beantworten müssen, ist im Einzelfall sehr schwierig.
• Wenn eine formelle Befragung durchgeführt wird, müssen die Bediensteten der Kartellbehörde die Befragung protokollieren. Dieses Protokoll sollte von Ihnen im Anschluss kontrolliert werden.

Durchsuchungsprotokoll und Sicherstellungsverzeichnis

Im Rahmen einer Abschlussbesprechung werden die Bediensteten der Kartellbehörde Ihnen ein Durchsuchungsprotokoll und ein Sicherstellungsverzeichnis und, sofern vorhanden, die Protokolle der Befragungen (→ 9. Befragungen durch die Kartellbehörde) übergeben.

Gleichen Sie die von der Kartellbehörde erhaltenen Aufstellungen mit Ihren eigenen Protokollen ab. Weisen Sie die Bediensteten auf etwaige Unstimmigkeiten hin und bitten Sie um Korrektur.

Bestehen Sie auf förmliche Beschlagnahme

Sofern noch nicht geschehen: Erklären Sie ausdrücklich, dass eine förmliche Beschlagnahme der sichergestellten Unterlagen und Gegenstände erfolgt und dass Sie nicht mit einer freiwilligen Herausgabe einverstanden sind. Stellen Sie sicher, dass dies im Durchsuchungsprotokoll festgehalten wird (→ 8. Sicherstellung und Beschlagnahme von Beweismitteln). Nach Abschluss der Durchsuchung können Sie mit Ihrem Rechtsbeistand klären, ob gegen die Beschlagnahme Widerspruch eingelegt werden soll.

Erstellen eines internen Berichts

Die Unternehmensangehörigen, die die Durchsuchung begleitet haben (→ 3. Begleitung der Bediensteten), sollten deren Ablauf in einem internen Bericht dokumentieren, sobald die Bediensteten der Kartellbehörde abgereist sind.

Organisation der Verteidigung und Presseerklärung

Im Anschluss an die Durchsuchung sollten Sie prüfen, ob eine gerichtliche Überprüfung sinnvoll ist und wie Sie die weitere Verteidigung Ihres Unternehmens organisieren.

Bereiten Sie eine Erklärung für den Fall von Presseanfragen vor. Bereiten Sie außerdem Antworten für den Fall von Nachfragen Ihrer Kundinnen / Kunden, Geschäftspartnerinnen / Geschäftspartner und der Unternehmensangehörigen vor. Stimmen Sie den Wortlaut aller Erklärungen mit Ihrem Rechtsbeistand ab.

Prüfen Sie den Beschluss der Kommission

Die Bediensteten der Kommission werden Ihnen einen Beschluss zur „Anordnung einer Nachprüfung“ aushändigen. Lesen Sie diesen Beschluss aufmerksam durch. Er berechtigt die Bediensteten zum Betreten des Unternehmens und zur Durchsicht von Unterlagen.

Der Beschluss ist ein offizielles Dokument der Europäischen Kommission, versehen mit der Flagge der Europäischen Union und unterzeichnet von einer Vertreterin / einem Vertreter der Kommission. Anders als bei den deutschen Kartellbehörden (Bundeskartellamt, Landeskartellbehörden) muss die Nachprüfung nicht durch ein Gericht angeordnet werden.

Aus dem Beschluss sollten sich folgende Informationen ergeben:

• Gegen wen richtet sich das Verfahren (Verdächtigtes Unternehmen)?
• Aus welchem Grund wird ermittelt (Vorwurf)?
• Welche Räumlichkeiten dürfen durchsucht werden (Adresse)?
• Wonach dürfen die Bediensteten suchen (Beweismittel)?

Diese Angaben sind wichtig, weil sie die Ermittlungsbefugnisse der Bediensteten begrenzen. Räumlichkeiten, die im Beschluss nicht genannt werden, dürfen nicht von der Kommission durchsucht werden. Sofern der Beschluss keine Angaben enthält, bitten Sie die Bediensteten um entsprechende Auskunft.

Prüfen Sie die Identität der Bediensteten

Prüfen Sie die Identität der Bediensteten anhand der Dienstausweise und notieren Sie deren Namen und Funktion. Dem Nachprüfungsbeschluss der Kommission ist ein „Nachprüfungsauftrag“ beigefügt, der die Namen der Bediensteten aufführt, welche die Durchsuchung durchführen dürfen.

Benachrichtigen Sie sofort einen Rechtsbeistand

Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung sofort nach dem Eintreffen der Bediensteten der Kommission benachrichtigt wird.

Kontaktieren Sie außerdem sofort folgende Personen:

• Sofern vorhanden: Rechtsabteilung und / oder Compliance Officer,
• Kontaktieren Sie das Noerr Dawn Raid Team. Wir sind mit dem Vorgehen der Kartellbehörden vertraut und stehen Ihnen mit unserer Erfahrung zur Seite. Die Bediensteten müssen jedoch nicht auf das Eintreffen externer Anwältinnen und Anwälte warten. Ein schneller Anruf ist daher besonders wichtig.

Übermitteln Sie eine Kopie des Nachprüfungsbeschlusses und aller weiteren Unterlagen, die Sie von der Kommission erhalten haben, an die genannten Personen.

Bitten Sie die Bediensteten, auf Ihren Rechtsbeistand zu warten

Bitten Sie die Bediensteten, mit dem Beginn der Nachprüfung zu warten, bis Ihr Rechtsbeistand (Rechtsabteilung, Compliance Officer oder Noerr Dawn Raid Team) eingetroffen ist.

Häufig sind die Bediensteten bereit, eine gewisse Zeit zu warten, wenn sichergestellt ist, dass in dieser Zeit keine Unterlagen beiseitegeschafft oder sonst Beweise vernichtet werden. Beachten Sie aber, dass die Bediensteten nicht verpflichtet sind, Ihrer Bitte nachzukommen.

Erkundigen Sie sich in der Wartezeit bei den Bediensteten, wie diese bei der Nachprüfung vorgehen wollen. Notieren Sie die Antworten.

Benennen Sie eine Person als zentrale Ansprechpartnerin / zentralen Ansprechpartner

Benennen Sie gegenüber der Kommission eine Person, die alle Maßnahmen Ihres Unternehmens koordiniert. An diese Person sollen sich die Bediensteten der Kommission ebenso wie alle Unternehmensangehörigen bei Fragen zum Ablauf der Nachprüfung wenden. Außerdem soll nur diese Person angesprochen werden, wenn die Bediensteten der Kommission Fragen zum Inhalt von Unterlagen oder sonstige Fragen zum untersuchten Sachverhalt haben.

Zusammenstellung eines Teams, das die Bediensteten begleitet („Shadowing“)

Sie dürfen und sollten die Bediensteten der Kommission bei ihrer Tätigkeit begleiten. Jede/r Bedienstete sollte nach Möglichkeit von wenigstens einer oder einem Angehörigen Ihres Unternehmens begleitet werden (sogenanntes „Shadowing“). Dies erlaubt eine nachträgliche Kontrolle der Nachprüfung und lässt wertvolle Rückschlüsse auf den Kenntnisstand der Bediensteten zu. Außerdem können sich die Bediensteten mit Hilfe ihrer Begleitung leichter im Unternehmen zurechtfinden, was einen zügigeren Ablauf ermöglicht.

Dem Team sollten möglichst Personen aus „marktfernen“ Bereichen angehören, bei denen das Risiko einer persönlichen Verwicklung in eine Kartellabsprache gering ist (z.B. Rechtsabteilung, Buchhaltung).

Weisen Sie die Teammitglieder bitte in die Aufgaben ein, wie sie unter → 3. Begleitung der Bediensteten dargestellt werden.

Anweisungen an die IT-Abteilung

Die Suche nach elektronischen Dokumenten bildet praktisch immer den Schwerpunkt einer Nachprüfung. Sie sind aufgrund des Nachprüfungsbeschlusses verpflichtet, der Kommission Zugriff auf die IT-Daten Ihres Unternehmens zu gewähren.

Weisen Sie die Mitglieder Ihrer IT-Abteilung bitte in die Aufgaben ein, wie sie unter → 6. Durchsuchung von elektronischen Daten dargestellt werden.

Besorgen Sie einen Raum für die Bediensteten der Kommission

Bieten Sie den Bediensteten einen Raum an, der von ihnen während der Nachprüfung genutzt werden kann, z.B. für Besprechungen und zur Sammlung und Durchsicht von Unterlagen. Der Raum sollte so gelegen sein, dass sie sich dort möglichst unbemerkt vom laufenden Geschäftsbetrieb aufhalten können.

Informieren Sie die Unternehmensangehörigen

Informieren Sie alle Angehörigen Ihres Unternehmens in den Bereichen, in denen sich die Bediensteten der Kommission aufhalten, dass eine behördliche Untersuchung stattfindet. Versenden Sie hierzu eine E-Mail oder bitten Sie die zuständigen Vorgesetzten, ihre Mitarbeitenden entsprechend zu informieren.

Unternehmensangehörige, deren Anwesenheit während der Nachprüfung nicht erforderlich ist, können das Unternehmen verlassen.

Weisen Sie außerdem auf folgende Punkte hin:

• Die Bediensteten der Kommission dürfen bei ihrer Arbeit auf keinen Fall gestört werden. Widerstand gegen die Anordnungen der Bediensteten und jede Behinderung ihrer Tätigkeit kann empfindliche Sanktionen nach sich ziehen (z.B. Geldbußen, Geldstrafen, Haft).
• Unternehmensangehörige dürfen unter keinen Umständen Dokumente vernichten, verstecken oder E-Mails löschen.
• Bei allen Fragen zur Untersuchung sollen sich die Unternehmensangehörigen an ihre jeweiligen Vorgesetzten oder die zentrale Ansprechpartnerin / den zentralen Ansprechpartner wenden. Dies gilt auch, wenn die Unternehmensangehörigen von den Bediensteten der Kommission angesprochen werden.
• Über die Tatsache der Untersuchung muss Stillschweigen bewahrt werden. Insbesondere dürfen keine Außenstehenden informiert werden (z.B. Kunden, Wettbewerber, Presse, Familie oder sonstige Dritte).

Notwendigkeit eines „Shadowing“

Die Bediensteten der Kommission dürfen und sollten während der gesamten Zeit der Nachprüfung von Angehörigen des Unternehmens beaufsichtigt werden (sog. „Shadowing“). Zu diesem Zweck ist ein Team zu bilden (→ 2. Weitere Maßnahmen zu Beginn der Nachprüfung).

Aufgaben der Teammitglieder

Die Mitglieder des Teams haben folgende Aufgaben:

• Jede/r Bedienstete der Kommission soll während der gesamten Dauer der Nachprüfung von wenigstens einem Teammitglied beaufsichtigt werden.
• Die Teammitglieder sollen alle Maßnahmen der Bediensteten protokollieren. Hierzu gehört: Welche Räume werden betreten? Welche Unterlagen werden geprüft? Welche Fragen werden gestellt? Welche Antworten werden gegeben?
• Die Teammitglieder führen die Bediensteten zu den Räumen und legen ihnen die Unterlagen vor, nach denen die Bediensteten verlangen.
• Bei Fragen zum Inhalt der Unterlagen oder bei sonstigen Fragen zum untersuchten Sachverhalt verweisen die Teammitglieder an die zentrale Ansprechpartnerin / den zentralen Ansprechpartner Ihres Unternehmens.
• Die Teammitglieder stellen sicher, dass die Bediensteten ihrer Tätigkeit ungestört nachgehen können. Keinesfalls dürfen die Bediensteten behindert, Unterlagen beiseitegeschafft, Daten gelöscht oder Dritte gewarnt werden. Jede Behinderung der Tätigkeit der Kommission kann empfindliche Sanktionen für das Unternehmen und die handelnden Personen nach sich ziehen (z.B. Geldbußen, Geldstrafen, Haft).

Besonders wichtig: Protokollieren der Suchbegriffe

Die Bediensteten der Kommission durchsuchen die elektronischen Dokumente des Unternehmens regelmäßig vor Ort mit Hilfe einer forensischen Software → 6. Durchsuchung von elektronischen Daten. Auch bei dieser Tätigkeit können und sollen die Bediensteten beaufsichtigt werden. Es sind alle Suchbegriffe zu notieren, die die Bediensteten bei ihrer Suche verwenden. Typische Suchbegriffe sind Namen von Wettbewerberinnen / Wettbewerbern und Kundinnen / Kunden. Daneben suchen die Bediensteten regelmäßig nach Schlagwörtern wie „Kartell“, „Freunde“ oder „Preiskrieg“ und nach den Daten möglicher Treffen von Wettbewerberinnen / Wettbewerbern. Diese Suchbegriffe, die ein Unternehmen auf andere Weise nicht erhalten kann, erlauben wertvolle Rückschlüsse auf den Kenntnisstand der Bediensteten.

Das Unternehmen muss den Bediensteten der Kommission Zugang zu allen Räumen, Grundstücken und Transportmitteln gewähren und alle Unterlagen vorlegen, nach denen die Bediensteten fragen. Das bedeutet auch, dass den Bediensteten auf Verlangen z.B. ein Schrank aufgesperrt oder das Passwort zu einem elektronischen Konto gegeben werden muss, damit die Bediensteten deren Inhalte prüfen können.

Räume, Fahrzeuge und Unterlagen des Unternehmens

Folgende Räumlichkeiten, Gegenstände und Personen dürfen durch die Bediensteten grundsätzlich durchsucht werden:

• Alle im Nachprüfungsbeschluss angegebenen Räume des Unternehmens,
• Schreibtische, Schränke, Aktenarchive,
• Geschäftsunterlagen wie z.B. Akten, Schriftverkehr, Vermerke, Terminkalender, Buchhaltungsunterlagen, Reisekostenabrechnungen,
• Elektronische Unterlagen wie z.B. E-Mails, Präsentationen, Excel-Dateien, Word-Dokumente,
• Geschäftsfahrzeuge (auch wenn teilweise privat genutzt),
• Aktentaschen, Laptops, Kalender, Adressbücher, Mobiltelefone,
• Daten auf den Servern des Unternehmens,
• Private Geräte im Unternehmen, die auch beruflich genutzt werden („bring your own device“).

Private Räume, Fahrzeuge und Unterlagen

Wenn dies im Nachprüfungsbeschluss ausdrücklich festgehalten ist, dürfen die Bediensteten auch die privaten Gegenstände durchsuchen, z.B.:

• private Wohnungen und Grundstücke,
• private Fahrzeuge,
• private Geräte und Unterlagen außerhalb des Unternehmens.

Rein private Geräte und Unterlagen

Rein private Geräte und Unterlagen dürfen von den Bediensteten nicht durchsucht werden – es sei denn, aus dem Nachprüfungsbeschluss ergibt sich ausnahmsweise etwas anderes.

Wenn sich die Geräte oder Unterlagen im Unternehmen befinden, dürfen sich die Bediensteten allerdings davon überzeugen, dass es sich tatsächlich um private Gegenstände handelt. Denn bei Gegenständen in den Geschäftsräumen eines Unternehmens darf grundsätzlich vermutet werden, dass sie nicht privat sind.

Gegenstände außerhalb des Nachprüfungsbeschlusses

Die Kommission darf nur nach Dokumenten suchen, die unter den Nachprüfungsbeschluss fallen. Wenn die Kommission allerdings bei der Nachprüfung zufällig auf ein Dokument stößt, das auf einen anderen Kartellverstoß hindeutet, kann sie dies zum Anlass nehmen, ein neues, weiteres Verfahren einzuleiten und eine Kopie des betreffenden Dokuments anzufordern.

Die Kommission darf auch keine Unterlagen durchsuchen, die nicht vom Nachprüfungsbeschluss erfasst werden (z.B. Unterlagen in Fahrzeugen, die unternehmensfremden Dritten gehören).

Schriftverkehr mit externen Anwältinnen und Anwälten (Anwaltsprivileg)

Das europäische Recht schützt die Vertraulichkeit der Kommunikation zwischen Mandantin / Mandant und Anwältin / Anwalt. Die Bediensteten der Kommission dürfen deshalb nicht ohne weiteres auf den Schriftverkehr zwischen einem Unternehmen und seinen (externen) Anwältinnen und Anwälten zugreifen. Damit das sog. „Anwaltsprivileg“ greift, müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Anwältin / der Anwalt muss in einem EU-Mitgliedstaat zugelassen sein.
• Es muss sich um eine externe Anwältin / einen externen Anwalt handeln.
• Die Anwältin / der Anwalt berät gerade das durchsuchte Unternehmen.
• Die Unterlagen sind vertraulich und haben eine Beratung zur Verteidigung des Unternehmens zum Gegenstand.

Schriftverkehr mit der eigenen Rechtsabteilung dürfen die Bediensteten also ebenso durchsehen wie Schriftverkehr mit Anwältinnen und Anwälten aus Drittstaaten (z.B. den USA) oder mit fremden Anwältinnen und Anwälten (z.B. von Geschäftspartnerinnen / Geschäftspartnern). Ebenso wenig greift das Anwaltsprivileg, wenn (eigentlich geschützte) Unterlagen an einen Dritten weitergeleitet worden sind. Es kann hilfreich sein, wenn die geschützte Anwaltskorrespondenz entsprechend gekennzeichnet ist (z.B. mit der Angabe „Legally Privileged and Confidential“ oder „Vertrauliche Verteidigungskorrespondenz“).

Fragen Sie in Zweifelsfällen Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsbeistand, ob ein Dokument geschützt ist.

Gegebenenfalls muss den Bediensteten erläutert werden, warum ein Dokument nicht der Nachprüfung unterliegt. Wenn das Unternehmen das Anwaltsprivileg geltend macht und es vor Ort zu keiner Einigung mit den Bediensteten kommt, ist es üblich, dass das Nachprüfungsteam das betreffende Dokument in einem Umschlag versiegelt. Die Kommission darf dann so lange keine Kenntnis von dem Dokument nehmen, bis sie zu einem späteren Zeitpunkt eine (gerichtlich überprüfbare) Entscheidung zur Einordnung des Dokuments getroffen hat.

Datensuche als Schwerpunkt der Nachprüfung

Die Suche nach elektronischen Dokumenten ist von enormer praktischer Bedeutung und bildet praktisch immer den Schwerpunkt einer Nachprüfung. Die Bediensteten werden Zugang zu allen Datenträgern verlangen, die sich den „Zielpersonen“ zuordnen lassen, die im Fokus der Ermittlungen stehen. Dies sind z.B. deren Computerfestplatten, Mobiltelefone, E-Mail-Konten und Netzwerkordner. Soweit vorhanden, werden auch Sicherungskopien (Backups) miteinbezogen.

Umfassender Zugriff der Kommission auf alle IT-Daten

Sie müssen den Bediensteten der Kommission den Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens ermöglichen. Hierzu gehört, dass Sie den Aufbau und die Struktur des IT-Systems erklären, die benötigten Passwörter nennen, Zugriff auf Nutzer/innen-Konten ermöglichen, Administrator/innen-Rechte einräumen usw. Die Kommission kann auch verlangen, dass einzelne E-Mail-Konten vorübergehend gesperrt werden, um einer Datenlöschung durch die betreffenden Personen vorzubeugen.

In der Praxis geht die Kommission so vor, dass sie Kopien von allen Daten macht, die sich den „Zielpersonen“ zuordnen lassen. Die kopierten Daten werden dann von dem Nachprüfungsteam an Ort und Stelle mithilfe einer forensischen Analysesoftware nach Suchbegriffen durchsucht („e-Search“). Die herausgefilterten Dokumente werden einzeln durchgesehen, und solche Dokumente, die als relevant eingestuft werden, werden gekennzeichnet.

Shadowing der Kommissionsbediensteten

Auch bei dieser Tätigkeit können und sollen die Bediensteten von Mitgliedern des Shadowing-Teams beaufsichtigt werden. Zu protokollieren sind alle Suchbegriffe, die das Kommissionsteam für die elektronische Suche verwendet, weil diese Begriffe dem Unternehmen nicht von der Kommission mitgeteilt werden. Die Suchbegriffe erlauben aber wertvolle Rückschlüsse auf den Kenntnisstand der Kommission (→ 3. Begleitung der Bediensteten).

Nach Abschluss der elektronischen Durchsicht erhalten die Vertreterinnen / Vertreter des Unternehmens in der Regel Gelegenheit, zu den gekennzeichneten Dokumenten Stellung zu nehmen und ggf. Einwände gegen die Mitnahme durch die Kommission vorzutragen. Zum Schluss kopiert das Nachprüfungsteam die ausgewählten Dokumente auf DVDs, von denen das Unternehmen eine Kopie erhält.

Es kann vorkommen, dass die Bediensteten Unterlagen in einem Umfang anfordern, der eine Prüfung an einem einzigen Tag unmöglich macht. In einem solchen Fall werden die Unterlagen regelmäßig in einem separaten Raum auf dem Unternehmensgelände gesichert und die Untersuchung am folgenden Tag fortgesetzt. Der Aufbewahrungsraum wird sodann versiegelt.

Achten Sie darauf, dass nach der Versiegelung niemand versucht, Zutritt zu den Räumen zu erlangen, da jeder Bruch oder bereits die kleinste Beschädigung/Veränderung der Versiegelung mit einem sehr hohen Bußgeld geahndet werden kann. Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeitenden sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung verletzt (z.B. durch Reinigungskräfte). Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend.

Fertigen Sie Fotos von der Versiegelung und der Öffnung der Versiegelung durch die Bediensteten an, um später nachweisen zu können, dass die Versiegelung nicht beschädigt oder verändert worden ist.

Keine Mitnahme von Originalen

Die Bediensteten der Kommission sind nicht berechtigt, Originaldokumente sicherzustellen, zu beschlagnahmen oder mitzunehmen. Dies hat für das Unternehmen den Vorteil, dass alle Originale im Unternehmen verbleiben.

Mitnahme von Kopien

Die Bediensteten dürfen jedoch von allen Unterlagen, die vom Nachprüfungsbeschluss erfasst sind, Kopien anfertigen und diese mitnehmen. Dies gilt auch für Dokumente, die Geschäftsgeheimnisse enthalten.

Elektronische Dateien kopiert die Kommission auf DVDs. Dabei erstellen die Bediensteten eine Kopie für sich selbst und eine Kopie für das Unternehmen. In der Regel erhält das Unternehmen oder sein Rechtsbeistand zuvor noch die Gelegenheit, zu etwaigen Verwertungsverboten Stellung zu nehmen.

Wenn es die Bediensteten nicht schaffen, umfangreiche elektronische Datenmengen vor Ort vollständig durchzusehen, können sie den Datenbestand auch kopieren und zur weiteren Durchsuchung mit nach Brüssel nehmen.

Pflicht zur Auskunft

Während einer Nachprüfung dürfen die Bediensteten von Vertreterinnen / Vertretern des Unternehmens Erläuterungen zu Tatsachen oder Unterlagen verlangen, die mit der Nachprüfung in Zusammenhang stehen. Die Antworten können zu Protokoll genommen werden. Sie müssen richtig und vollständig sein und dürfen nicht in die Irre führen. Andernfalls kann die Kommission gegen das Unternehmen eine Geldbuße verhängen.

Aussagen von Unternehmensangehörigen, die nicht berechtigt sind, Erklärungen im Namen des Unternehmens abzugeben, können von dem Unternehmen allerdings nachträglich (innerhalb einer von der Kommission gesetzten Frist) berichtigt werden.

Grenzen der Auskunftspflicht

Auf eine Frage der Kommission muss nicht geantwortet werden, wenn das Unternehmen mit der Antwort einen Kartellverstoß einräumen müsste. Der Schutz vor einer Selbstbezichtigung greift allerdings erst, wenn die Antwort unmittelbar selbst das Eingeständnis einer Zuwiderhandlung enthalten würde. Auskünfte „rein tatsächlicher Art“ dürfen hingegen nicht verweigert werden. Dies gilt auch dann, wenn die abgefragten Tatsachen und Unterlagen dazu verwendet werden können, eine Zuwiderhandlung Ihres Unternehmens zu beweisen.

Auf folgende Fragen muss grundsätzlich geantwortet werden:

• Wann und wo hat das Treffen stattgefunden?
• Welche Unterlagen wurden bei dem Treffen ausgetauscht?
• Welche Unternehmen haben an dem Treffen teilgenommen?
• Legen Sie alle Unterlagen vor, welche bei Ihnen vorhanden sind und sich auf das Treffen beziehen (z.B. Einladung, Protokolle, schriftliche Aufzeichnungen).

Davon abgesehen müssen Fragen auch dann nicht beantwortet werden, wenn sie sich nicht auf Gegenstand und Zweck der Nachprüfung beziehen. Die Kommission kann keine Auskünfte zu allgemeinen Fragen verlangen, die sorgfältige Überlegungen und möglicherweise umfangreiche Ermittlungen innerhalb des Unternehmens erfordern.

Holen Sie sich einen Rechtsbeistand dazu!

In der Ausnahmesituation einer Durchsuchung kommt es schnell zu unreflektierten Erklärungsversuchen. Versuchen Sie deshalb, Äußerungen zur Sache nach Möglichkeit zu vermeiden:

• Fragen zum Ablauf der Nachprüfung wie z.B. zum Standort gesuchter Unterlagen oder zur Struktur des Unternehmens (z.B.: Namenskürzel, unternehmensinterne Abkürzungen, Position einer Person im Unternehmen) können Sie kurz, sachlich und präzise beantworten. Stellen Sie keine Mutmaßungen an, wenn Sie sich unsicher sind. Antworten Sie im Zweifel mit „Ich weiß es nicht“.
• Bieten Sie den Bediensteten an, andere Fragen schriftlich zu beantworten. Notieren Sie hierzu die konkreten Fragen. Konsultieren Sie vor einer Antwort Ihren Rechtsbeistand.
• Wenn die Bediensteten auf die formelle Befragung einer Person bestehen, holen Sie unbedingt einen anwaltlichen Beistand dazu. Denn die Abgrenzung zwischen zulässigen Fragen nach Tatsachen (Auskunftspflicht) und unzulässigen Fragen nach einem Geständnis (Schweigerecht) ist im Einzelfall sehr schwierig.
• Wenn eine formelle Befragung durchgeführt wird, müssen die Bediensteten der Kommission die Befragung protokollieren. Dieses Protokoll sollte von Ihnen im Anschluss kontrolliert werden.

DVD mit kopierten Unterlagen

Im Rahmen einer Abschlussbesprechung werden die Bediensteten der Kommission Ihnen die DVDs mit den kopierten Daten (→ 6. Durchsuchung von elektronischen Daten) und, sofern vorhanden, die Protokolle der Befragungen (→ 9. Befragungen durch die Kommission) übergeben. Eine Vertreterin / ein Vertreter des Unternehmens wird dann gebeten, den Empfang schriftlich zu bestätigen.

Gleichen Sie die von der Kommission erhaltenen Aufstellungen mit Ihren eigenen Protokollen ab. Weisen Sie die Bediensteten auf etwaige Unstimmigkeiten hin und bitten Sie um Korrektur.

Meist dauern die Nachprüfungen der Kommission mehrere Tage, enden aber spätestens an einem Freitagmittag, damit die Bediensteten der Kommission ausreichend Zeit für ihre Rückreise nach Brüssel haben. Wenn das Kommissionsteam die Durchsicht der elektronischen Daten nicht innerhalb dieses Zeitraums abschließen kann, nimmt es die noch nicht durchgesehenen Datenkopien in einem versiegelten Umschlag mit nach Brüssel. Dort kann die Durchsicht dann später fortgesetzt werden, wobei Vertreterinnen / Vertreter des Unternehmens die Gelegenheit erhalten, bei der Durchsicht anwesend zu sein.

Erstellung eines internen Berichts

Die Unternehmensangehörigen, die die Nachprüfung begleitet haben (→ 3. Begleitung der Bediensteten), sollten deren Ablauf in einem internen Bericht dokumentieren, sobald die Bediensteten der Kommission abgereist sind. Zu protokollieren sind insbesondere die Suchbegriffe, die das Kommissionsteam für die elektronische Suche verwendet hat. Diese Informationen bilden eine wichtige Grundlage für die weiteren Entscheidungen des Unternehmens darüber, wie es seine Verteidigung organisiert.

Organisation der Verteidigung und Presseerklärung

Im Anschluss an die Nachprüfung sollten Sie prüfen, ob eine gerichtliche Überprüfung sinnvoll ist und wie Sie die weitere Verteidigung Ihres Unternehmens organisieren.

Bereiten Sie eine Erklärung für den Fall von Presseanfragen vor. Bereiten Sie außerdem Antworten für den Fall von Nachfragen Ihrer Kundinnen / Kunden, Geschäftspartnerinnen / Geschäftspartner und der Unternehmensangehörigen vor. Stimmen Sie den Wortlaut aller Erklärungen mit Ihrem Rechtsbeistand ab.