Neue Legal-Tech-Lösung der Kanzlei Noerr für den rechtssicheren Einsatz von Fremdpersonal

Eine neue Legal-Tech-Lösung der Kanzlei Noerr entlastet Unternehmen bei der Beauftragung und dem Einsatz von Fremdpersonal. Der „Noerr Contractor Compliance Check“ integriert alle dafür notwendigen Prozesse für den effizienten und rechtssicheren Einkauf von Fremdpersonal in einer Plattform..

„Die Beauftragung und der Einsatz von Fremdpersonal sind rechtlich komplex und stellen Unternehmen in der Praxis immer wieder vor neue, ungeahnte Herausforderungen“, sagt Noerr-Partner Daniel Happ, der das Tool gemeinsam mit dem Noerr Digital Innovation Hub entwickelt hat. Dabei können die Folgen eines rechtlich nicht zulässigen Einsatzes von Fremdpersonal gravierend sein. Immer wieder stufen Behörden Fremdpersonaleinsätze als rechtsfehlerhaft ein. In der Folge kann es nicht nur zu Arbeitsverhältnissen zwischen dem Fremdpersonal und dem Besteller mit teils dramatischen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen nebst Strafbarkeitsrisiken und Reputationsverlust kommen. Dem Besteller drohen auch Nachzahlungen und Bußgelder sowie den verantwortlichen Personen im Unternehmen die persönliche Haftung.

„Es gibt deshalb einen großen Bedarf für Tools, die Unternehmen zeitgemäß dabei unterstützen, die systemische Rechtskonformität des Einsatzes von Fremdpersonal in der Unternehmensorganisation sicherzustellen“, unterstreicht Daniel Happ. Mit dem Contractor Compliance Check können Unternehmen den Einsatz von Fremdpersonal rund um die Uhr, automatisiert und unter Einbeziehung aller – je nach Einzelfall – relevanten Stakeholder mit minimalem personellem Aufwand auf Rechtssicherheit prüfen. Dabei legt das Tool stets die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen zugrunde und stellt sicher, dass jeder einzelne Schritt im Bestellprozess im Einklang mit diesen erfolgt.

Intelligenter Echtzeitdialog

Möglich macht das ein intelligenter Echtzeitdialog – das Herzstück des Contractor Compliance Check –, in dem automatisch alle nötigen Informationen abgefragt werden. „Damit kommen Anwender auch ohne Schulung klar“, betont Happ. Die Eingaben der Anwender werden in Echtzeit automatisiert verarbeitet und die rechtssichere Bewertung des geplanten Fremdpersonaleinsatzes steht damit unmittelbar zur Verfügung – in einem benutzerfreundlichen Ampelschema.

„Der Anteil des gelben Korridors liegt bei marktüblichem Gebrauch bei deutlich unter zehn Prozent“, hebt Daniel Happ hervor. Der Contractor Compliance Check bietet damit eine – auch im Vergleich mit anderen Produkten – besonders hohe Rechtssicherheit. Nur in wenigen Fällen ist eine nochmalige Prüfung durch die Rechts- oder Compliance-Abteilung oder externe Anwälte erforderlich.

Integration aller Unternehmensabteilungen

Einzigartig ist auch der ganzheitliche Ansatz des Noerr Contractor Compliance Check: Alle für die Organisation des Fremdpersonaleinsatzes relevanten Stakeholder werden in Abhängigkeit von den spezifischen Anforderungen des Einzelfalls miteinander vernetzt. Dazu zählen neben der operativen Einheit als Besteller des Fremdpersonals insbesondere der Einkauf, die Rechts- und die Compliance-Abteilung sowie ggf. die Personalabteilung. „Alle Abteilungen sind eingebunden – müssen aber im Sinne maximaler Effizienz nur tätig werden, wenn es im Einzelfall erforderlich ist“, sagt Daniel Happ. „Und dann stehen sofort alle nötigen Informationen auf der Plattform übersichtlich und revisionssicher zur Verfügung.“

Automatisierte Vertragserstellung und Dokumentation

Wenn nach der Eingabe aller Daten das Programm grünes Licht gibt, steht der Beauftragung des Fremdpersonals nichts mehr im Weg, wobei der Contractor Compliance Check sämtliche Formen des Fremdpersonaleinsatzes berücksichtigt bis hin zur Beauftragung von Crowdworkern. Das Programm generiert automatisch die benötigten Vertragsdokumente, entlastet damit die Rechtsabteilung und spart wertvolle Zeit.

Darüber hinaus dokumentiert der Noerr Contractor Compliance Check lückenlos alle angestoßenen Vorgänge und bietet der Unternehmens-Compliance umfassende Analysemöglichkeiten und Handlungsempfehlungen, um Rechtsrisiken schneller als bisher zu erkennen und ihnen präventiv entgegenzuwirken. „Der Noerr Contractor Compliance Check ist – richtig eingesetzt – ein mächtiges Compliance-Tool, das sämtliche Aspekte des Fremdpersonaleinsatzes berücksichtigt: vom rechtskonformen Einkauf über die vollständige Dokumentation bis zur laufenden Analyse des Fremdpersonaleinsatzes“, betont Daniel Happ.

Mehr Informationen auf der Website des Contractor Compliance Checks.